АНАЛІЗ
стану обліково-статистичної роботи
у Судацькому міському суді за період 2011 року
Аналіз стану обліково-статистичної роботи в суді за період 2011 року проведений відповідно до завдання територіального управління державної судової адміністрації в Автономній Республіці Крим № 03-11/7877 від 20.12.2011 року і планом роботи суду на перше півріччя 2012 року.
При проведенні аналізу використовувалися: дані автоматизованої системи документообігу суду (ДЗС), обліково-статистичні картки на справи кримінального, цивільного адміністративного судочинства, справи про адміністративні правопорушення; довідки за підсумками перевірок заповнення карток сум збитку, заподіяного злочином; довідки за підсумками перевірок правильності заповнення карток на осіб, відносно яких судом розглянуті кримінальні справи, доповідні записки по перевірці стану обліково-статистичної роботи; номенклатурні справи: № 1.10 «Плани роботи, навчання суду і матеріали щодо їх виконання», № 1.11 «Протоколи оперативних нарад»; № 1.15 "Статистичні звіти суду, листи і роз'яснення по ним".
Введення:
Законом України "Про судоустрій і статус суддів", встановлений загальний порядок забезпечення діяльності судів. Організаційне забезпечення діяльності судів, яке встановлює заходи фінансового, матеріально-технічного, кадрового, інформаційного і організаційно-технічного характеру, спрямоване на створення умов для повного і незалежного здійснення правосуддя.
Особливе місце в даному випадку займають: Інструкція з діловодства в місцевому загальному суді, яка встановлює загальні правила ведення судового діловодства в районних, районних в містах, міських, міськрайонних судах, і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх вступу або створення в суді до відправлення або передачі в архів, звернення до виконання судових рішень, а також посадові інструкції працівників апарату суду, які розроблені з метою поліпшення організації діяльності суду, забезпечення єдності у визначенні посадових обов'язків і кваліфікаційних вимог відносно конкретних категорій посад.
Положення Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді поширюються також і на організацію роботи з документами, які створюються і опрацьовуються засобами обчислювальної, комп'ютерної і електронної техніки. Комп'ютерна (автоматизована) технологія обробки документальної інформації повинна відповідати вимогам державних стандартів і Інструкції. Порядок ведення діловодства, яке містить інформацію з обмеженим доступом, діловодства по зверненням громадян і діловодства з питань роботи з кадрами визначається чинним законодавством України.
Встановлена Інструкцією система судового діловодства є обов'язковою для усіх працівників суду. В окремих судах, перелік яких визначається Державною судовою адміністрацією України (модельні суди), судове діловодство може здійснюватися відповідно до іншого чинного законодавства України.
Організаційне керівництво діяльністю суду здійснює голова відповідного суду. Організацію діловодства в суді відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді забезпечує керівник апарату суду або інший працівник апарату суду, який виконує його обов'язки. Усі працівники апарату суду зобов'язані виконувати вимоги Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді. Обов'язки, права і відповідальність працівників апарату суду, визначаються їх посадовими інструкціями, які затверджуються наказом керівника апарату суду. За порушення вимог Інструкції працівники апарату суду притягуються до відповідальності в порядку, встановленому чинним законодавством України.
Статистичні дані:
Згідно посадовим інструкціям, затвердженими наказом керівника апарату суду, обов'язки по складанню статистичних звітів по справах кримінального судочинства, цивільного судочинства, адміністративного судочинства і справах про адміністративні правопорушення покладені на секретарів суду; організація складання і обробки статистичних звітів за допомогою технічних засобів, забезпечення своєчасного представлення всіх форм звітності територіальному управлінню державної судової адміністрації покладене на керівника апарату суду. Загальний контроль за складанням звітів здійснювався головою суду.
Первинним обліком справ і матеріалів і складанням статистичних звітів про роботу суду за період 2011 року займалися чотири працівника апарату суду:
· Заступник керівника апарату суду Севрюгина О.А. – виконувала обов’язки старшого секретаря суду по кримінальним справам (у зв’язку з тим, що зазначена посада була вакантна у впродовж року до листопада 2011 року) – освіта вища-юридична – працює на посаді заступника керівника апарату суду з 28.09.2010 року, має достатньо тривалий досвід обліково-статистичної роботи – 4 роки, оскільки з 03.10.2007 року обіймала посаду секретаря суду по адміністративним справам.
· Старший секретар суду (по кримінальним справам) Помазан В.В., досвіт обліково-статистичної роботи замалий, так як працює на займаної посаді лише з 26 жовтня 2011 року. Має вищу юридичну освіту.
· Головний спеціаліст Попльовін П.М., який починав свою трудову діяльність з 2008 року на посаді головного спеціаліста з інформаційних технологій. З початку 2010 року та протягом 2011 року виконував обов’язки старшого секретаря суду (по цивільних справах). Має вищу технічну освіту, на даний час навчається у ХНАУ ім. Ярослава Мудрого на юридичному факультеті. Досвід обліково-статистичної роботи здобувався їм протягом виконання їм обов’язків старшого секретаря суду по цивільним справам (у зв’язку з тим, що зазначена посада вакантна в суді у впродовж двох років).
· Секретар суду по адміністративних справах М’ягкий М.М. - досвід обліково-статистичної роботи має достатній, оскільки починаючи з 2007 року працював на посаді консультанта суду, та за період роботи на цієї посаді неодноразово виконував зазначені обов’язки, з 27.09.2010 року за власним бажанням офіційно переведений на посаду секретаря суду по адміністративним справам. Має вищу юридичну освіту.
За стажем роботи:
· заступник керівника апарату суду Севрюгіна О.А. - має стаж роботи на посаді до 4-х років;
· старший секретар суду (по кримінальним справам) Помазан В.В. – має стаж роботи на посаді 2 місяці;
· головний спеціаліст Попльовін П.М. має стаж роботи на даній посаді - до 2-х років.
· секретар суду по адміністративним справам М’ягкий М.М. має стаж роботи на даній посаді до 2-х років.
Аналітичні дані (проблемні питання):
З початку 2011 року майже весь процес діловодства в суді здійснюється в автоматичному режимі у програмі Документообіг загальних судів, що забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме: реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду; взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання; фіксування етапів проходження документів до їх передачі до електронного архіву, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої; реєстрацію процесуальних дій та документів у справі; контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформуванням головуючого судді, судді-доповідача, голови суду та секретаря судової палати про закінчення цих строків; використання ЕЦП для підписання документа, що набуває офіційного статусу; оперативний пошук справ та документів за їх реквізитами; індексацію документів та їх контекстний пошук; видачу судових рішень (копій) та формування виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі; зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі; відправку електронних копій судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень; надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду справ; формування звітності суду про стан здійснення судочинства; виготовлення судових рішень, виконавчих документів, звітів тощо.
Всі відповідальні старші секретарі суду (секретарі суду) займаються первинним обліком всіх справ і матеріалів, що надходять до суду та обліково-статистичною роботою у відповідності до Положення про автоматизовану систему документообігу суду та Інструкції з діловодства у місцевому загальному суді.
Кожен із зазначених працівників апарату суду неодноразово складав та подавав до територіального управління державної судової адміністрації в Автономній Республіці Крим піврічні та річні статистичні звіті про стан здійснення правосуддя Судацьким міським судом.
За період роботи деяких із вказаних вище працівників апарату суду, склалася тенденція успішної підготовки, складання та подання територіальному управлінню статистичних звітів про стан здійснення правосуддя.
Піврічні та річні статистичні звіти за 2011 рік були складені та подані належним чином без яких би то грубих помилок, недоліки, які були виявлені спеціалістами територіального управління під час перевірки звітів, були усунені на місті без повернення звітів.
Однак за період 2011 року, після здачі судом піврічних та річних статистичних звітів траплялися випадки звернення спеціалістів територіального управління до окремих працівників апарату суду з питань надання додаткових пояснень, підтверджень щодо достовірності внесених даних у форми статистичних звітів, або виникнення яких-би то розбіжностей.
Насамперед такі питання виникали у спеціалістів територіального управління по звітам за формою № 2-Ц «Про розгляд судом справ цивільного судочинства». Така тенденція насамперед обумовлена неналежним відношенням працівників апарату суду до виконання своїх службових обов’язків, а також ігноруванням інструктивно-методологічних матеріалів, територіального управління з питань складання, заповнення та подачі судами форм звітності.
Відповідно до планів роботи суду на 2011 рік були заплановані і проведені: оперативні наради по розбору помилок, допущених при складанні звітів за 2010 рік та перше півріччя 2011 року, аналізи стану обліково-статистичної роботи суду і статистичних даних, що характеризують роботу суду за 2010 рік та перше півріччя 2011 року.
Вказані питання обговорені на оперативних нарадах працівників суду з подальшим застосуванням відповідних мерів реагування.
На оперативних нарадах працівників суду у першому півріччі 2011 року обговорювалися аналізи стану здійснення правосуддя в суді, аналізи стану обліково-статистичної роботи в суді, територіальному управлінні державної судової адміністрації в Автономній Республіці Крим, в районних (міських), міськрайонних судах Автономної Республіки Крим, аналізи про стан здійснення правосуддя районними (міськими), міськрайонними судами Автономної Республіки Крим, аналізи щодо складання номенклатури справ суду та стану ведення номенклатурних справ в суді, аналізи стану організації діловодства у суді, по обліку і зберіганню речових доказів в суді, стану роботи суду щодо направлення судових рішень для розміщення у ЄДРСР та все інше, що пов’язано з обліково-статистичною роботою суду.
Відповідно до планів роботи суду на 2011 рік були заплановані і проводилися, заступником керівника апарату суду та головними спеціалістами щомісячні перевірки:
· Правильності заповнення карток обліку сум матеріального збитку, заподіяного злочином.
· Правильності заповнення карток на осіб, відносно яких розглянуті кримінальні справи.
· Ведення обліково-статистичної роботи канцелярією суду по кримінальних, цивільних і адміністративним справам.
· Про стан розміщення копій судових рішень у Єдиному державному Реєстрі судових рішень.
· З обліку, оформленню і зберіганню речових доказів в суді.
· Щодо доцільності передачі судових справ і матеріалів та інших номенклатурних справ до архіву суду.
· Про стан введення інформації по судовим справам чи документам в автоматизовану комп’ютерну програму документообіг загальних судів.
Деякі перевірки проводилися як на паперових носіях так і у автоматизованої програмі документообігу суду. При проведенні перевірок були виявлені недоліки по веденню обліково-статистичної роботи, в частині реєстрації судових справ і матеріалів на обліково-статистичних картках і в алфавітних покажчиках в автоматизованій програмі документообіг суду. Результати перевірок обговорювалися на оперативних нарадах працівників суду, к винним працівникам застосовувалися відповідні заходи дисциплінарного впливу.
В основному виявлені під час проведення відповідної перевірки помилки та недоліки, такі як: відсутність даних в обліково-статистичних картках на судові справи і матеріали, трапилися як з вини відповідних працівників апарату суду, що займаються обліково-статистичною роботою, їх низьким рівнем професійної підготовки, постійною текучістю кадрів в суді.
Виявлені недоліки по веденню обліково-статистичної роботи в суді також обумовлені недосконалістю автоматизованої програми документообіг загальних судів, а саме відсутність даних у деяких графах в обліково-статистичних картках на судову справу, це неможливість проставити необхідні дані в ручному режимі, так як зазначена програма сама ці дані не проставляє (не бачить).
Недосконалість автоматизованої програми документообіг загальних судів перешкоджає належної, правильної, якісної та оперативної роботі із первинного обліку судових справ і матеріалів та обліково-статистичної роботи суду.
Відповідно до посадових інструкцій працівників суду затверджених наказом керівника апарату суду, обов'язки по заповненню карток на осіб, відносно яких судом розглянуті кримінальні справи, та картки з обліку сум шкоди, завданої злочином покладені на помічників суддів.
Зазначені картки заповнюються помічниками суддів відповідно до вимог Інструкції про порядок заповнення карток на осіб, відносно яких розглянуті кримінальні справи, методичними рекомендаціями по заповненню окремих пунктів картки на особу, відносно якої судом розглянутакримінальна справа, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України, а також у відповідності до вимог Інструкції щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином, затвердженої наказом ДСА України. При заповненні карток обліку сум матеріального збитку, заподіяного злочином і карток на осіб, відносно яких судом розглянуті кримінальні справи, помічниками суддів грубі помилки не допускаються. У разі виникнення питань по заповненню карток обліку сум матеріального збитку, заподіяного злочином і карток на осіб, відносно яких судом розглянуті кримінальні справи, з помічниками суддів проводяться заняття по вивченню відповідних інструкцій і методичних рекомендацій.
Зазначені картки заповнюються та обробляються в автоматизованій системі документообіг загальних судів (йде прив’язка до відповідної обліково-статистичної картки на справу, що значно удосконалює роботу суду на даній ділянці), та щомісячно надсилаються в електронному вигляді до територіального управління та Апеляційного суду Автономної Республіки Крим.
На жаль на даний час існує тенденція, звернення спеціалістів територіального управління до суду з питань якісного та достовірного заповнення карток на осіб, відносно яких розглянуті кримінальні справи. Насамперед це обумовлено низьким рівнем професійної підготовки працівників апарату суду. Досить велика кількість працівників апарату судів, які не володіють загальною комп'ютерною грамотністю, не ознайомлюються в повній мірі з інструктивно-методологічними матеріалами, що надаються територіальним управлінням.
В цілях організації належної роботи суду, дотримання вимог чинного законодавства і положень Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, з працівниками апарату суду проводяться відповідні зайняття. Проведення навчання з працівниками суду планується щокварталу, про що складаються окремі плани роботи з вказівкою конкретних, тем зайняття.
Планування навчань щокварталу дозволяє оперативно включати до плану навчання, вивчення змін в чинному законодавстві, своєчасно включати в план навчання найбільш актуальні для працівників суду на цей період теми. Крім того, проведення навчання планується окремо з суддями, помічниками суддів, секретарями суду і секретарями судових засідань.
З ціллю покращення стану обліково-статистичної роботи в 2011 році з працівниками апарату суду було заплановані і проведені заняття з питань обліково-статистичної роботи суду, з наступної тематики:
· «Розбір помилок, допущених при складанні річних статистичних звітів»;
· «Введення та редагування інформації у комп’ютерній програмі ДЗС щодо руху судової справи після отримання його суддею до ухвалення рішення по справі»;
· «Реєстрація і облік судових справ та матеріалів» у комп’ютерній програмі ДЗС;
· «Порядок оформлення та ведення реєстраційних книг та контрольних журналів у комп’ютерній програмі ДЗС»;
· «Порядок ведення інформації по судовій справі чи документу в комп’ютерну програму ДЗС до передачі його судді чи виконавцю»;
· «Порядок введення інформації в комп’ютерну програму ДЗС після повернення розглянутої справи до канцелярії суду та засвідчення судового рішення ЕЦП судді»;
· «Вивчення методичних рекомендацій по заповненню окремих пунктів картки на особу, відносно якої судом розглянута кримінальна справа»;
· «Приймання та облік апеляційних і касаційних скарг на рішення суду»;
· «Вивчення Інструкції по заповненню карток сум збитку, заподіяного злочином»;
· «Вивчення вимог Інструкції про порядок передачі в архів суду, зберігання в ньому, відбору і передачі в державні архіви судових справ і документів діяльності суду і Переліку судових справ, що створюються в діяльності суду, з вказівкою термінів зберігання документів»;
· «Вивчення Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, в частині порядку виготовлення, оформлення, завірення, обліку і видачі копій судових рішень»;
· «Вивчення Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді і зміни в ній, що регламентують порядок оформлення і ведення, реєстраційних книг і журналів»;
· «Вивчення Інструкції про заповнення і подачу форм звітності місцевими судами судових справ і матеріалів»
· «Положення про автоматизовану систему
Висновок:
Проведений аналіз стану обліково-статистичної роботи в суді за період 2011 року показав, що однією із великих проблем, яка впливає на стан роботи, залишається рівень професійної підготовки працівників апарату суду. Досить велика кількість працівників апарату судів, які не володіють загальною комп'ютерною грамотністю, не ознайомлюються в повній мірі з інструктивно-методологічними матеріалами, що надаються територіальним управлінням.
У зв’язку з цім необхідно в повній мірі посилити контроль за веденням судової статистики. Вживати дієві заходи для своєчасного подання звітів та достовірністю показників звітності про стан здійснення судом правосуддя. Вживати заходи щодо методичного забезпечення діяльності працівників апарату суду, шляхом постійного надання їм відповідної практичної допомоги з питань організації обліково-статистичної роботи, первинного обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, та інших питань, що стосуються судової статистики.
Необхідно вкрай посилити контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, заповненню документів первинного обліку. Постійно проводити навчання з працівниками апарату суду, які займаються питаннями обліково-статистичної роботи та судової статистики. Вживати заходи дисциплінарного впливу до осіб, винних у порушенні вимог, що пред’являються до ведення обліково-статистичної роботи.
Також необхідно забезпечити канцелярію суду відповідною оргтехнікою, постійно підвищувати кваліфікацію осіб, що займаються первинним обліком судових справ і матеріалів, обліково-статистичною роботою, складанням статистичних звітів та регулярно здійснювати контроль за станом обліково-статистичної роботи.
Для поліпшення стану обліково-статистичної роботи вкрай необхідне ретельне вдосконалення автоматизованої програми документообіг загальних судів, що вплине на своєчасне та правильне введення до автоматизованої системи достовірних даних, своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам, забезпечення захисту інформації автоматизованої системи в суді, та забезпечить належну, правильну, якісну та оперативну роботу із первинного обліку судових справ і матеріалів та обліково-статистичної роботи суду, що також до мінімуму скоротить ручну працю при веденні первинного обліку справ і матеріалів.
вик. Фадєєв Я.В.
_03_03.png)
