АНАЛІЗ
стану обліково-статистичної роботи
у Судацькому міському суді за період першого півріччя 2012 року
Аналіз стану обліково-статистичної роботи в суді за період першого півріччя 2012 року проведений відповідно до завдання територіального управління державної судової адміністрації в Автономній Республіці Крим № 03-11/614 від 25.06.2012 року і планом роботи суду на друге півріччя 2012 року.
При проведенні аналізу використовувалися: дані автоматизованої системи документообігу суду (ДЗС «Д-3»), обліково-статистичні картки на справи кримінального, цивільного адміністративного судочинства, справи про адміністративні правопорушення; довідки за підсумками перевірок заповнення карток сум збитку, заподіяного злочином; довідки за підсумками перевірок правильності заповнення карток на осіб, відносно яких судом розглянуті кримінальні справи, доповідні записки стану своєчасності внесення в автоматизовану систему документообігу суду судових рішень та подальше їх надіслання до Єдиного державного реєстру судових рішень; доповідні записки по перевірці стану обліково-статистичної роботи; номенклатурні справи: № 1.10 «Плани роботи, навчання суду і матеріали щодо їх виконання», № 1.11 «Протоколи оперативних нарад»; № 1.15 "Статистичні звіти суду, листи і роз'яснення по ним".
Введення:
Законом України "Про судоустрій і статус суддів", встановлений загальний порядок забезпечення діяльності судів. Організаційне забезпечення діяльності судів, яке встановлює заходи фінансового, матеріально-технічного, кадрового, інформаційного і організаційно-технічного характеру, спрямоване на створення умов для повного і незалежного здійснення правосуддя.
Особливе місце в даному випадку займають: Інструкція з діловодства в місцевому загальному суді, яка встановлює загальні правила ведення судового діловодства в районних, районних в містах, міських, міськрайонних судах, і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх вступу або створення в суді до відправлення або передачі в архів, звернення до виконання судових рішень, а також посадові інструкції працівників апарату суду, які розроблені з метою поліпшення організації діяльності суду, забезпечення єдності у визначенні посадових обов'язків і кваліфікаційних вимог відносно конкретних категорій посад.
Положення Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді поширюються також і на організацію роботи з документами, які створюються і опрацьовуються засобами обчислювальної, комп'ютерної і електронної техніки. Комп'ютерна (автоматизована) технологія обробки документальної інформації повинна відповідати вимогам державних стандартів і Інструкції. Порядок ведення діловодства, яке містить інформацію з обмеженим доступом, діловодства по зверненням громадян і діловодства з питань роботи з кадрами визначається чинним законодавством України.
Встановлена Інструкцією система судового діловодства є обов'язковою для усіх працівників суду. В окремих судах, перелік яких визначається Державною судовою адміністрацією України (модельні суди), судове діловодство може здійснюватися відповідно до іншого чинного законодавства України.
Організаційне керівництво діяльністю суду здійснює голова відповідного суду. Організацію діловодства в суді відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді забезпечує керівник апарату суду або інший працівник апарату суду, який виконує його обов'язки. Усі працівники апарату суду зобов'язані виконувати вимоги Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді. Обов'язки, права і відповідальність працівників апарату суду, визначаються їх посадовими інструкціями, які затверджуються наказом керівника апарату суду. За порушення вимог Інструкції працівники апарату суду притягуються до відповідальності в порядку, встановленому чинним законодавством України.
Статистичні дані:
Згідно посадовим інструкціям, затвердженими наказом керівника апарату суду, обов'язки щодо первинного обліку справ і матеріалів, та по складанню статистичних звітів по справах кримінального судочинства, цивільного судочинства, адміністративного судочинства і справах про адміністративні правопорушення покладені на секретарів суду; організація складання і обробки статистичних звітів за допомогою технічних засобів, забезпечення своєчасного представлення всіх форм звітності територіальному управлінню державної судової адміністрації покладене на керівника апарату суду. Загальний контроль за складанням звітів здійснювався головою суду.
Первинним обліком справ і матеріалів і складанням статистичних звітів про роботу суду за період першого півріччя 2012 року займалися чотири працівника апарату суду:
· Старший секретар суду (по кримінальним справам) Помазан В.В., досвіт обліково-статистичної роботи невеликий, так як працює на займаної посаді лише з 26 жовтня 2011 року. Має вищу юридичну освіту.
· Головний спеціаліст Попльовін П.М., який починав свою трудову діяльність з 2008 року на посаді головного спеціаліста з інформаційних технологій. З початку 2010 року та протягом 2011 року виконував обов’язки старшого секретаря суду (по цивільних справах). Має вищу технічну освіту, на даний час навчається у ХНАУ ім. Ярослава Мудрого на юридичному факультеті. Досвід обліково-статистичної роботи здобувався їм протягом виконання їм обов’язків старшого секретаря суду по цивільним справам (у зв’язку з тим, що зазначена посада вакантна в суді у впродовж двох років).
· Старший секретар суду (з цивільних справ) Мойсеєнко В.В., досвіт обліково-статистичної роботи замалий, так як працює на займаної посаді лише з 25 квітня 2012 року. Має вищу юридичну освіту.
· Секретар суду по адміністративних справах М’ягкий М.М. - досвід обліково-статистичної роботи має достатній, оскільки починаючи з 2007 року працював на посаді консультанта суду, та за період роботи на цієї посаді неодноразово виконував зазначені обов’язки, з 27.09.2010 року за власним бажанням офіційно переведений на посаду секретаря суду по адміністративним справам, де ї працює по теперішній час. Має вищу юридичну освіту.
За стажем роботи:
· старший секретар суду (по кримінальним справам) Помазан В.В. – має стаж роботи на посаді 8 місяців;
· головний спеціаліст Попльовін П.М. на посаді старшого секретаря суду з цивільних спав відпрацював протягом 2-х років.
· старший секретар суду (з цивільних справ) Мойсеєнко В.В. – має стаж роботи на посаді 2 місяці;
· секретар суду по адміністративним справам М’ягкий М.М. має стаж роботи на даній посаді до 2-х років.
Стаж роботи працівників, які займаються первинним обліком справ і матеріалів
|
|
Менш 1 року |
До 2 років |
До 5 років
|
До 10 років |
Понад 10 років |
Всього |
|
Кількість осіб
|
2 |
2 |
-- |
-- |
-- |
4 |
|
% співвідношення |
50,0 |
50,0 |
-- |
-- |
-- |
100 |
Освіта працівників, які займаються первинним обліком справ і матеріалів
|
|
Юридична освіта |
Повна вища |
Базова вища
|
Навчаються у вищому юридичному учбовому закладі або на юридичному факультеті |
Без освіти |
|
Кількість осіб
|
4 |
3 |
-- |
1 |
-- |
|
% співвідношення |
100 |
66,7 |
-- |
33,3 |
-- |
Аналітичні дані (проблемні питання):
З початку 2011 року майже весь процес діловодства в суді здійснюється в автоматичному режимі у програмі Документообіг загальних судів, що забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме: реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду; взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання; фіксування етапів проходження документів до їх передачі до електронного архіву, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої; реєстрацію процесуальних дій та документів у справі; контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформуванням головуючого судді, судді-доповідача, голови суду та секретаря судової палати про закінчення цих строків; використання ЕЦП для підписання документа, що набуває офіційного статусу; оперативний пошук справ та документів за їх реквізитами; індексацію документів та їх контекстний пошук; видачу судових рішень (копій) та формування виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі; зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі; відправку електронних копій судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень; надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду справ; формування звітності суду про стан здійснення судочинства; виготовлення судових рішень, виконавчих документів, звітів тощо.
Всі відповідальні старші секретарі суду (секретарі суду) займаються первинним обліком всіх справ і матеріалів, що надходять до суду та обліково-статистичною роботою у відповідності до Положення про автоматизовану систему документообігу суду та Інструкції з діловодства у місцевому загальному суді.
Кожен із зазначених працівників апарату суду неодноразово складав та подавав до територіального управління державної судової адміністрації в Автономній Республіці Крим піврічні та річні статистичні звіті про стан здійснення правосуддя Судацьким міським судом.
За період роботи деяких із вказаних вище працівників апарату суду, склалася тенденція успішної підготовки, складання та подання територіальному управлінню статистичних звітів про стан здійснення правосуддя.
Піврічний статистичний звіт за підсумками роботи суду за переш півріччя 2012 року були складені та подані належним чином без яких би то грубих помилок. Недоліки, які були виявлені спеціалістами територіального управління під час перевірки звітів, були усунені на місті без повернення звітів.
При цьому, при підготовці до складання та складанні статистичних звітів, завжди приймаються всі можливі заходи щодо усунення недоліків, раніше встановлених спеціалістами територіального управління під час прийняття статистичних звітів, однак не завжди відповідальними працівниками апарату суду приймаються до уваги методичні рекомендації, які надаються спеціалістами територіального управління як безпосередньо у ході прийняття звітів та спілкування з відповідальними особами, так і в ході проведення семінарів-навчань з працівниками апарату суду з приводу покращання та більш ефективної організації роботи в суді в частині підготовки та складанні статистичних звітів про роботу суду.
Така тенденція насамперед обумовлена неналежним відношенням працівників апарату суду до виконання своїх службових обов’язків, а також ігноруванням інструктивно-методологічних матеріалів, територіального управління з питань складання, заповнення та подачі судами форм звітності.
Проведення аналітичних досліджень, з метою отримання та узагальнення інформації щодо стану організації діяльності суду, є виявлення недоліків та проблем, що негативно впливають на стан роботи суду, зокрема з обліково-статистичної роботи.
Метою проведення аналітичних досліджень є прийняття відповідних управлінських рішень та вжиття необхідних заходів, спрямованих на покращення роботи та вирішення проблем, виявлених у процесі аналітичних досліджень (узагальнень), а також порівняння кількісних характеристик (явищ) об’єкту дослідження та встановлення (виявлення) тенденцій змін їх динаміки, виявлення наявних недоліків і проблем, внесення пропозицій щодо їх усунення, підсумок здійснених заходів, що призвели до вирішення виявлених проблем та поліпшення аналізуємої ділянки роботи.
Вміння проаналізувати та узагальнити причини надходження скарг на роботу суду, причини порушення строків розгляду справ, строків передання судових справ до канцелярії суду, стану здійснення правосуддя, стану обліково-статистичної роботи, стану планування, стану діловодства в суді та стану інших ділянок роботи, сприяє належній організації роботи суду, як в цілому, так і окремих ділянок судової діяльності, сприяє рівномірному розподілу навантаження між працівниками апарату суду.
Змістом аналітичної роботи є приведення розрізнених відомостей до логічної обґрунтованої системи залежностей, які дозволяють надати правильну оцінку як загальної сукупності фактів, так і кожному з них окремо.
Правильна організація роботи суду передбачає систематичне планування аналітичної роботи і відображення заходів, пов’язаних із цим напрямком, в окремому розділі загального плану роботи суду. При цьому слідує зазначити, що основним принципом аналітичної роботи є порівняння окремого періоду роботи суду (півріччя або рік) з таким же аналогічним минулим періодом (з півріччям або роком).
Планування та ведення аналітичної роботи є одним з важливих напрямків судового адміністрування. При проведенні аналітичних досліджень необхідно зауважити про їх значимість, що розкривається в їх необхідності та актуальності.
На оперативних нарадах працівників суду у першому півріччі 2012 року обговорювалися аналізи стану здійснення правосуддя в суді, аналізи стану обліково-статистичної роботи в суді, територіальному управлінні державної судової адміністрації в Автономній Республіці Крим, в районних (міських), міськрайонних судах Автономної Республіки Крим, аналізи про стан здійснення правосуддя районними (міськими), міськрайонними судами Автономної Республіки Крим, аналізи щодо складання номенклатури справ суду та стану ведення номенклатурних справ в суді, аналізи стану організації діловодства у суді, по обліку і зберіганню речових доказів в суді, стану роботи суду щодо направлення судових рішень для розміщення у ЄДРСР та інше аналітичні дослідження, пов’язані з обліково-статистичною роботою суду.
Судові справи та матеріали приймаються і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до системи, відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження.
Всі судові справи і матеріали реєструються в автоматизованій системі «Д-3», в журналі вхідної кореспонденції в день їх надходження, про що вносяться дані в обліково-статистичну картку відповідної форми (додаток 3 до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді).
Справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді та залишається незмінним незалежно від проходження справи в інстанціях. Структура номеру справи є такою: код суду/номер справи за порядком у поточному році/рік реєстрації, наприклад - 0120/545/2012), також у суді автоматизованою системою автоматично формується номер провадження справи, необхідного для діловодства суду, тобто секретарем виконуються вимоги щодо індексів справ, передбачені п. 3.8 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, код суду/номер справи за порядком у поточному році/рік реєстрації (наприклад 1/0120/5/2012).
Всі необхідні дані по особі (обвинувачений, підсудний, відповідач та інше) вносяться до алфавітних покажчиків із зазначенням повних приз віща, імені та по батькові, та уносяться дані до контрольного журналу судових справ і матеріалів переданих до розгляду судді, які ведуться в електронному вигляді.
В обліково-статистичних картках не завжди своєчасно та вірно заповнюються всі графи, в тому числі про рух, розгляд справи та виконання судових рішень, порушення хронології реєстрації справ і матеріалів не допускається.
З метою усунень недоліків на даній ділянці роботи суду проводяться відповідні перевірки, аналітичні дослідження та навчання з працівниками апарату суду.
Відповідно до плану роботи суду на перше півріччя 2012 року були заплановані і проводилися, заступником керівника апарату суду та головними спеціалістами щомісячні перевірки:
· Правильності заповнення карток обліку сум матеріальної шкоди, ззавданої злочином.
· Правильності заповнення карток на осіб, стосовно яких судом розглянуті кримінальні справи.
· Ведення обліково-статистичної роботи канцелярією суду по кримінальних, цивільних і адміністративним справам.
· Стан внесення судових рішень в автоматизованій системі документообігу суду та подальше їх надіслання до Єдиного державного реєстру судових рішень.
· З обліку, оформленню і зберіганню речових доказів в суді.
· Щодо доцільності передачі судових справ і матеріалів та інших номенклатурних справ до архіву суду.
· Про стан введення інформації по судовим справам чи документам в автоматизовану комп’ютерну програму документообіг загальних судів.
Деякі перевірки проводилися як на паперових носіях так і у автоматизованої програмі документообігу суду. При проведенні перевірок були виявлені недоліки по веденню обліково-статистичної роботи, в частині реєстрації судових справ і матеріалів на обліково-статистичних картках і в алфавітних покажчиках в автоматизованій програмі документообіг суду.
Результати перевірок обговорювалися на оперативних нарадах працівників суду, к винним працівникам застосовувалися відповідні заходи дисциплінарного впливу.
В основному виявлені під час проведення відповідної перевірки помилки та недоліки, такі як: відсутність даних в обліково-статистичних картках на судові справи і матеріали, трапилися як з вини відповідних працівників апарату суду, що займаються обліково-статистичною роботою, їх низьким рівнем професійної підготовки, постійною текучістю кадрів в суді.
В Судацькому міському суді Автономної Республіки Крим право доступу до автоматизованої системи документообігу загальних судів «Д-3» надається: суддям - на підставі наказу голови суду, працівникам апарату суду - на підставі наказу керівника апарату суду.
Користувачів автоматизованої системи, відповідно до їх прав, вносять до бази даних автоматизованої системи, передбаченої Положенням про автоматизовану систему «Д-3», які, згідно із законодавством несуть відповідальність за достовірність даних, що вносяться в програму «Д-3». Редагування інформації, в разі виявлення неточностей, технічних описок або неповноти даних в автоматизованій системі, здійснюється уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи. Користувачі автоматизованої системи виконують вимоги Положення про автоматизовану систему документообігу суду, забезпечують конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
Автоматизований розподіл судових справ в суді здійснюється на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації. Автоматичний розподіл справ здійснюється у суді протягом робочого дня після реєстрації відповідних документів. Автоматичний розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, яка визначена рішенням зборів суддів Судацького міського суду Автономної Республіки Крим, та затверджена наказом голови суду.
Згідно наказу керівника апарату суду, відповідальним за здійснення автоматичного розподілу судових справ і матеріалів, визначений головний спеціаліст Попльовін П.М. На час його відсутності, виконання даного обов’язку покладається на заступника керівника апарату суду Севрюгіну О.А.
Судові справи автоматично розподіляються між суддями, які мають на час розподілу справ повноваження для здійснення процесуальних дій.
Наказом голови суду від 28.12.2010 року № 40/10, із змінами внесеними наказом голови суду № 11/11-1.29 від 12.04.2011 року, на підставі рішення зборів суддів, протокол № 13 від 12.04.2012 року, встановлена наступна спеціалізація з розгляду суддями Судацького міського суду Автономної Республіки Крим судових справ і матеріалів:
Суддя Іоненко Т.І. (голова суду – коефіцієнт адмінпосади 0,7) – Справи кримінального судочинства (крім справ за скаргами про притягнення до кримінальної відповідальності, що надходять в порядку статті 27 КПК України). Справи про адміністративні правопорушення, окремо по категоріям правопорушень;
Суддя Лісовська В.В. – Справи кримінального судочинства. Справи про адміністративні правопорушення, окремо по категоріям правопорушень;
Суддя Морозова Л.М. – Справи цивільного судочинства. Справи адміністративного судочинства. Справи за поданням правоохоронних органів та скарг на їх дії;
Суддя Сич М.Ю. – Справи цивільного судочинства. Справи адміністративного судочинства. Справи за поданням правоохоронних органів та скарг на їх дії;
Статистичні дані, характеризуючи навантаженість на одного суддю
за перше півріччя 2011 року
|
Суддя |
Розглянуто справ кримінального судочинства
|
з них: |
Розглянуто справ цивільного судочинства
|
з них: |
Розглянуто справ адміністративного судочинства
|
з них |
Розглянуто справ про адміністративні правопорушення |
УСЬОГО |
Навантаження |
|||
|
Розглянуто кримінальних справ |
щодо осіб |
Справи наказного провадження |
Справи позовного провадження |
Справи окремого провадження |
адміністративних справ |
|||||||
|
Іоненко Т.І. |
95 |
60 |
72 |
33 |
0 |
22 |
4 |
0 |
0 |
200 |
328 |
60,8 |
|
Лісовська В.В. |
37 |
14 |
14 |
253 |
8 |
148 |
31 |
63 |
62 |
324 |
677 |
123,1 |
|
Морозова Л.М. |
59 |
8 |
8 |
78 |
0 |
60 |
2 |
654 |
638 |
0 |
791 |
155,1 |
|
Сич М.Ю.* |
18 |
0 |
0 |
126 |
20 |
39 |
10 |
298 |
294 |
0 |
442 |
94,1 |
|
УСЬОГО |
209
|
82 |
94 |
490 |
28 |
269 |
47 |
1015 |
994 |
524 |
2238 |
433,1 |
Статистичні дані, характеризуючи навантаженіст на одного суддю
за перше півріччя 2012 року
|
Суддя |
Розглянуто справ кримінального судочинства
|
з них: |
Розглянуто справ цивільного судочинства
|
з них: |
Розглянуто справ адміністративного судочинства
|
з них |
Розглянуто справ про адміністративні правопорушення |
УСЬОГО |
Навантаження |
|||
|
Розглянуто кримінальних справ |
щодо осіб |
Справи наказного провадження |
Справи позовного провадження |
Справи окремого провадження |
адміністративних справ |
|||||||
|
Іоненко Т.І. |
71 |
39 |
42 |
1
|
0 |
1 |
0 |
0 |
0 |
143 |
215 |
42,1 |
|
Лісовська В.В. |
63 |
26 |
31 |
14 |
0 |
14 |
0 |
1 |
1 |
283 |
361 |
65,6 |
|
Морозова Л.М. |
24 |
0 |
0 |
276 |
51 |
143 |
22 |
72 |
10 |
0 |
372 |
70,2 |
|
Сич М.Ю. |
19 |
1 |
1 |
171 |
13 |
101 |
10 |
173 |
7 |
0 |
363 |
77,2 |
|
УСЬОГО |
177 |
66 |
74 |
462 |
64 |
259 |
32 |
246 |
18 |
426 |
1311 |
255,1 |
З таблиць вбачається, що в першому півріччі 2012 року в порівнянні з аналогічним звітним періодом 2011 року середня навантаженість на одного суддю зменшилось на 927 справ та матеріалів, у зв’язку із чим, навантаження на кожного суддю зменшилось на 86.5 справ (178).
Необхідно зазначити, що така різниця завантаженості на одного суддю обумовлюється тим, що протягом першого півріччя 2012 року в провадження суду надійшло значно менш справ в порядку адміністративного судочинства.
Збори суддів Судацькогоу міського суду Автономної Республіки Крим визначають засади формування колегії суддів без здійснення повторного автоматизованого розподілу справ у випадках: призначення колегіального складу суду; необхідності внесення змін до складу колегії суддів у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю судді (суддів), його (їх) відпусткою, відрядженням; помилково визначеної спеціалізації; повернення до суду вищої інстанції справи, в якій судові рішення скасовувались з передачею справи на новий розгляд до суду нижчої інстанції; розподілу позовних заяв, апеляційних і касаційних скарг, які надійшли до суду повторно з передбачених процесуальним законом підстав.
Збори суддів визначають також особливості розподілу судових справ: у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів); у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад один робочий день; які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні; при вирішенні питань про передачу справ на розгляд суддям, які займають адміністративні посади або інші посади в органах судової влади, суддівського самоврядування чи органах системи судоустрою (зокрема, посаду члена Вищої ради юстиції, члена відповідної ради суддів, секретаря пленуму відповідного суду тощо), - з метою забезпечення умов для виконання ними обов'язків як за займаною посадою, так і обов'язків судді.
Судові справи, що залишилися нерозглянутими суддею у разі припинення його повноважень щодо здійснення ним правосуддя, звільнення його з посади судді або перебування у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, розподіляються між суддями повторно відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду.
При автоматичному розподілі судових справ використовується та враховується така інформація: спеціалізація; кількість судових справ, що надійшла на розгляд судді; кількість фактично відпрацьованого робочого часу (в днях); категорія судової справи за загальним рядком відповідної форми звіту, що затверджується ДСА України, або загальним рядком класифікатора; наявність у судді повноважень для здійснення правосуддя на момент розподілу судових справ; наявність обставин, що виключають або не допускають повторної участі судді (складу суду)
Основним критерієм є річне навантаження суддів. Визначення річного навантаження здійснюється з урахуванням: кількості судових справ, що надійшли на розгляд за період; кількості фактично відпрацьованого робочого часу за період.
В Судацькому міському суді Автономної Республіки Крим коефіцієнт складності судових справ не встановлено.
Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли: за два місяці до закінчення повноважень судді; за чотирнадцять днів, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів); за три дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів; у період відпустки судді; за один робочий день до відрядження та в дні перебування судді у відрядженні; під час тимчасової непрацездатності судді; в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.
У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматичний розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.
Судові справи, що надійшли з судів апеляційної чи касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи, підлягають повторному автоматичному розподілу на загальних підставах. Судові справи, що надійшли з судів апеляційної чи касаційної інстанцій після скасування ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматичному розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа. Якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, на момент повернення її з суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в даному суді або таку справу неможливо передати відповідному судді з підстав, зазначених у пункті 3.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, судова справа підлягає повторному автоматичному розподілу.
Передача судової справи в Судацькому міському суді Автономної Республіки Крим для судового розгляду здійснюється в такому порядку:
Після автоматичного розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду, через відповідний реєстр передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді. Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи. У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної чи касаційної скарги (на судові рішення у судових справах, що розглядаються у порядку кримінального судочинства), якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов'язків.
Надання інформації про стан розгляду судових справ, видача копій судових рішень та формування виконавчих документів на підставі наявних у автоматизованій системі даних здійснюються в такому порядку:
Учасникам судового процесу надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження, прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляду.
Електронні копії судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.
Копія судового рішення може бути виготовлена з оригіналу судового рішення, що міститься у судовій справі, або шляхом роздрукування електронної копії судового рішення, що міститься в автоматизованій системі, та засвідчення її належним чином.
Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді.
Яких би то вкрай проблемних питань використання автоматизованої системи документообігу суду КП «Д-3» за період з 28.02.2012р. по 29.06.2012 року не виникало.
Однак існуючи недоліки по веденню обліково-статистичної роботи в суді також обумовлені недосконалістю автоматизованої програми документообіг загальних судів, а саме відсутність та перекручування даних у деяких графах в обліково-статистичних картках на судову справу при роздрукуванні картки.
Недосконалість автоматизованої програми документообіг загальних судів також перешкоджає належної, правильної, якісної та оперативної роботі із первинного обліку судових справ і матеріалів та обліково-статистичної роботи суду.
Відповідно до посадових інструкцій працівників суду затверджених наказом керівника апарату суду, обов'язки по заповненню карток на осіб, відносно яких судом розглянуті кримінальні справи, та картки з обліку сум шкоди, завданої злочином покладені на помічників суддів.
Зазначені картки заповнюються помічниками суддів відповідно до вимог Інструкції про порядок заповнення карток на осіб, відносно яких розглянуті кримінальні справи, методичними рекомендаціями по заповненню окремих пунктів картки на особу, відносно якої судом розглянута кримінальна справа, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України, а також у відповідності до вимог Інструкції щодо заповнення форми картки обліку сум шкоди, завданої злочином, затвердженої наказом ДСА України. При заповненні карток обліку сум матеріального збитку, заподіяного злочином і карток на осіб, відносно яких судом розглянуті кримінальні справи, помічниками суддів грубі помилки не допускаються. У разі виникнення питань по заповненню карток обліку сум матеріального збитку, заподіяного злочином і карток на осіб, відносно яких судом розглянуті кримінальні справи, з помічниками суддів проводяться заняття по вивченню відповідних інструкцій і методичних рекомендацій.
Зазначені картки заповнюються та обробляються в автоматизованій системі документообіг загальних судів (йде прив’язка до відповідної обліково-статистичної картки на справу, що значно удосконалює роботу суду на даній ділянці),та щомісячно надсилаються в електронному вигляді до територіального управління та Апеляційного суду Автономної Республіки Крим.
На жаль на даний час існує тенденція, звернення спеціалістів територіального управління до суду з питань якісного та достовірного заповнення карток на осіб, відносно яких розглянуті кримінальні справи. Насамперед це обумовлено низьким рівнем професійної підготовки працівників апарату суду та неуважністю під час заповнення картки.
Досить велика кількість працівників апарату судів, які не володіють загальною комп'ютерною грамотністю, не ознайомлюються в повній мірі з інструктивно-методологічними матеріалами, що надаються територіальним управлінням.
В цілях організації належної роботи суду, дотримання вимог чинного законодавства і положень Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, з працівниками апарату суду проводяться відповідні зайняття.
Проведення навчання з працівниками суду планується щокварталу, про що складаються окремі плани роботи з вказівкою конкретних, тем зайняття. Окремо від запланованих квартальних навчань, також проводяться заняття з вивчення інформаційних листів, роз’яснень та методичних рекомендацій, що надходять з територіального управління та судів вищої ланки, і які насамперед стосуються обліково-статистичної роботи суду.
Планування навчань щокварталу дозволяє оперативно включати до плану навчання, вивчення змін в чинному законодавстві, своєчасно включати в план навчання найбільш актуальні для працівників суду на цей період теми. Крім того, проведення навчання планується окремо з суддями, помічниками суддів, секретарями суду і секретарями судових засідань.
З ціллю покращення стану обліково-статистичної роботи в першому півріччі 2012 року з працівниками апарату суду було проведено заплановані і позапланові заняття з питань обліково-статистичної роботи суду, наприклад:
· «Розбір помилок, допущених при складанні річних статистичних звітів»;
· «Введення та редагування інформації у комп’ютерній програмі ДЗС щодо руху судової справи після отримання його суддею до ухвалення рішення по справі»;
· «Реєстрація і облік судових справ та матеріалів» у комп’ютерній програмі ДЗС;
· «Порядок оформлення та ведення реєстраційних книг та контрольних журналів у комп’ютерній програмі ДЗС»;
· «Порядок ведення інформації по судовій справі чи документу в комп’ютерну програму ДЗС до передачі його судді чи виконавцю»;
· «Порядок введення інформації в комп’ютерну програму ДЗС після повернення розглянутої справи до канцелярії суду та засвідчення судового рішення ЕЦП судді»;
· «Зміни до Інструкції щодо заповнення картки на особу, відносно якої судом розглянута кримінальна справа»;
· Лист ТУ ДСА в АРК щодо порядку заповнення карток на осіб, стосовно яких розглянуті кримінальні справи та редагування відповідної інформації в автоматизованій системі документообігу суду;
· «Приймання та облік апеляційних і касаційних скарг на рішення суду»;
· «Вивчення Інструкції по заповненню карток сум збитку, заподіяного злочином»;
· «Роз’яснення територіального управління № 3309/03-11 від 16.05.2012 року щодо порядку обліку причин відкладення розгляду кримінальних справ у звіті за формою № 1-ОП»;
· «Вивчення вимог Інструкції про порядок передачі в архів суду, зберігання в ньому, відбору і передачі в державні архіви судових справ і документів діяльності суду і Переліку судових справ, що створюються в діяльності суду, з вказівкою термінів зберігання документів»;
· «Контроль за роботою архіву суду, відбір та передача до державних архівних установ судових справ та документів діяльності суду»;
· Наказ ДСА України № 40 від 17.04.2012 року «Про внесення змін до наказу ДСА України № 104 від 22.06.2011 року «Про службову інформацію»;
· «Вивчення Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, в частині порядку виготовлення, оформлення, завірення, обліку і видачі копій судових рішень»;
· «Оформлення статистичних даних, звітів, узагальнень, інформації про кількість і стан розгляду суддею справ і матеріалів»;
· «Порядок видачі копій судових рішень, особам які не брали участь у розгляді справи»;
· «Вивчення Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді і зміни в ній, що регламентують порядок оформлення і ведення, реєстраційних книг і журналів»;
· «Використання технічних засобів в роботі суду, щодо роботи в автоматизованій системі документообігу суду»;
· «Перелік судових рішень, що підлягають включенню до Єдиного державного реєстру судових рішень»;
· «Роз’яснення ДСА України ДП «Інформаційні судові системи» щодо експлуатації комп’ютерної автоматизованої системи документообігу суду «Д-3»;
· «Вивчення Інструкції про заповнення і подачу форм звітності місцевими судами судових справ і матеріалів».
Висновок:
Проведений аналіз стану обліково-статистичної роботи в суді за період першого півріччя 2012 року показав, що однією із значних проблем, що впливає на стан роботи, залишається рівень професійної підготовки працівників апарату суду. Досить велика кількість працівників апарату судів, які не володіють загальною комп'ютерною грамотністю, не ознайомлюються в повній мірі з інструктивно-методологічними матеріалами, що надаються територіальним управлінням.
У зв’язку з цім необхідно в повній мірі посилити контроль за веденням судової статистики. Вживати дієві заходи для своєчасного подання звітів та достовірністю показників звітності про стан здійснення судом правосуддя. Вживати заходи щодо методичного забезпечення діяльності працівників апарату суду, шляхом постійного надання їм відповідної практичної допомоги з питань організації обліково-статистичної роботи, первинного обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, та інших питань, що стосуються судової статистики.
Необхідно вкрай посилити контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, заповненню документів первинного обліку. Постійно проводити навчання з працівниками апарату суду, які займаються питаннями обліково-статистичної роботи та судової статистики. Вживати заходи дисциплінарного впливу до осіб, винних у порушенні вимог, що пред’являються до ведення обліково-статистичної роботи.
Також необхідно забезпечити канцелярію суду відповідною оргтехнікою, постійно підвищувати кваліфікацію осіб, що займаються первинним обліком судових справ і матеріалів, обліково-статистичною роботою, складанням статистичних звітів та регулярно здійснювати контроль за станом обліково-статистичної роботи.
Для поліпшення стану обліково-статистичної роботи вкрай необхідне ретельне вдосконалення автоматизованої системи документообігу суду, що вплине на своєчасне та правильне введення до автоматизованої системи достовірних даних, своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам, забезпечення захисту інформації автоматизованої системи в суді, та забезпечить належну, правильну, якісну та оперативну роботу із первинного обліку судових справ і матеріалів та обліково-статистичної роботи суду, що також до мінімуму скоротить ручну працю при веденні первинного обліку справ і матеріалів.
Голова
Судацького міського суду Т.І. Іоненко
вик. Фадєєв Я.В.
_03_03.png)
