Звіт керівника апарату суду

Законом України "Про судоустрій і статус суддів", встановлений загальний порядок забезпечення діяльності судів. Організаційне забезпечення діяльності судів, яке встановлює заходи фінансового, матеріально-технічного, кадрового, інформаційного і організаційно-технічного характеру, спрямоване на створення умов для повного і незалежного здійснення правосуддя.

Особливе місце в даному випадку займають: Інструкція з діловодства в місцевому загальному суді, яка встановлює загальні правила ведення судового діловодства в районних, районних в містах, міських, міськрайонних судах, і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх вступу або створення в суді до відправлення або передачі в архів, звернення до виконання судових рішень, а також посадові інструкції працівників апарату суду, які розроблені з метою поліпшення організації діяльності суду, забезпечення єдності у визначенні посадових обов'язків і кваліфікаційних вимог відносно конкретних категорій посад. Положення Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді поширюються також і на організацію роботи з документами, які створюються і опрацьовуються засобами обчислювальної, комп'ютерної і електронної техніки.                      

Комп'ютерна (автоматизована) технологія обробки документної інформації повинна відповідати вимогам державних стандартів і Інструкції. Порядок ведення діловодства, яке містить інформацію з обмеженим доступом, діловодства по зверненням громадян і діловодства з питань роботи з кадрами визначається чинним законодавством України. Встановлена Інструкцією система судового діловодства є обов'язковою для усіх працівників суду. У окремих судах, перелік яких визначається Державною судовою адміністрацією України (модельні суди), судове діловодство може здійснюватися відповідно до іншого чинного законодавства України.

Організаційне керівництво діяльністю суду здійснює голова відповідного суду. Організацію діловодства в суді відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді забезпечує керівник апарату суду або інший працівник апарату суду, який виконує його обов'язки.

Усі працівники апарату суду зобов'язані виконувати вимоги Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді. Обов'язки, права і відповідальність працівників апарату суду, визначаються їх посадовими інструкціями, які затверджуються наказом керівника апарату суду. За порушення вимог Інструкції працівники апарату суду притягуються до відповідальності в порядку, встановленому чинним законодавством України.

Протягом 2012 року майже увесь процес діловодства в суді здійснюється в автоматичному режимі у програмі Документообіг загальних судів, що забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме: реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду; взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання; фіксування етапів проходження документів до їх передачі до електронного архіву, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої; реєстрацію процесуальних дій та документів у справі; контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформуванням головуючого судді, судді-доповідача, голови суду та секретаря судової палати про закінчення цих строків; використання ЕЦП для підписання документа, що набуває офіційного статусу; оперативний пошук справ та документів за їх реквізитами; індексацію документів та їх контекстний пошук; видачу судових рішень (копій) та формування виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі; зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі; відправку електронних копій судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень; надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду справ; формування звітності суду про стан здійснення судочинства; виготовлення судових рішень, виконавчих документів, звітів тощо.

 

 

Робота  Судацького міського  суду Автономної Республіки Крим планується  по півріччям.  Відповідні плани роботи оформляються у номенклатурній справі  N 1.10.

План роботи суду на перше і друге півріччя 2012 року складалися з 8-ми розділів і 69 пунктів кожен:

Плани роботи суду на перше і друге півріччя 2012 року належно затверджені головою суду і скріплені гербовою печаттю суду. При складанні планів роботи враховуються зауваження і пропозиції суддів, керівника апарату суду, заступника керівника апарату суду, головних спеціалістів.  Проекти планів роботи суду обговорювалися на оперативних нарадах працівників суду. Із затвердженим планом роботи суду виконавці ознайомлені під розпис.

 

 

 

 

 

 

 

            Розділ другий плану роботи суду передбачає проведення узагальнення судової практики. Взагалі передбачені планом роботи суду узагальнення проводяться з питань аналізу причин скасування судових рішень по справам різноманітних категорій, ухвалених суддями Судацького міського суду Автономної Республіки Крим за окремий період.

            Проведення таких узагальнень сприяє закріпленню єдиній практиці з розгляду справ окремих категорій, використанню в практичній діяльності з ціллю усунення недоліків при здійсненні судочинства, з метою недопущення у подальшій роботі виявлених порушень у майбутньому.

Відповідальними за виконання таких запланованих заходів є судді та помічники суддів. Наприклад планом роботи суду на друге півріччі 2012 року було заплановано і проведено 8 узагальнень з наступної тематики:

 

 

 

            Розділ третій плану роботи суду передбачає проведення аналітичних досліджень з різних напрямків діяльності суду.

Планування і ведення аналітичної роботи в суді є однією з найважливіших складових здійснень судочинства. Правильна організація роботи в суді передбачає систематичне планування аналітичної роботи і відображення заходів, пов'язаних із цим напрямком, в окремому розділі загального плану роботи суду на кожне півріччя.

Основним видом аналітичного дослідження (узагальнення), що застосовується в судової практиці, є функціональний аналіз, що ґрунтується на порівняльному та факторному методах дослідження.

Аналітичне дослідження проводитись за наявними матеріалами (наряди, журнали обліку документації (реєстри), доповідні записки, статистичні звіти, пояснювальні записки, матеріали проведених перевірок тощо).

Аналіз стану виконання певних заходів або факторів, що зумовлюють невиконання тих чи інших вимог, які пред'являються до конкретного напрямку організаційного забезпечення діяльності суду, передбачає, як правило, одночасну перевірку дотримання вимог відповідних нормативних актів та виконання функціональних обов'язків працівниками.

При проведенні аналітичних досліджень та складанні відповідної аналітичної довідки, відповідні працівники суду насамперед збирають повні та точні дані, оскільки зібраний і згрупований матеріал у результаті аналізу стає основою для прийняття необхідних управлінських рішень та вжиття необхідних заходів, спрямованих на покращення роботи та вирішення проблем на певній ділянці роботи.

Всього в 2012 році було заплановано і проведено 52 аналітичних дослідження з різних питань діяльності суду, наприклад:

 

·                     Аналізи роботи з обліку і зберіганню речових доказів;

·                     Аналізи стану роботи суду щодо направлення судових рішень для розміщення у ЄДРСР;

 

Для належної організації роботи суду, з метою дотримання вимог чинного законодавства і виконання працівниками апарату суду вимог Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, розділом четвертим плану роботи суду на кожне півріччя передбачене проведення, відповідних перевірок з усіх напрямків організаційної діяльності суду.

Наприклад в 2012 році були заплановані і проведені такі перевірки:

 

 

Протягом 2012 року планами роботи суду передбачалися надання судом 24 щоденних, щомісячних, квартальних (у встановлену дату) звітів, статистичної інформації, копій (електронних копій) судових рішень у відповідні органи державної влади, суди вищої ланки.

В цілях організації належної роботи суду, дотримання вимог чинного законодавства і положень Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, з працівниками апарату суду проводяться відповідні зайняття, проведення яких передбачено розділом шостим плану роботи суду.

Проведення навчання з працівниками  суду  також планується  щокварталу, про що складаються окремі плани  роботи з  вказівкою конкретних, тем зайняття. Планування  навчань  щокварталу дозволяє оперативно включати до плану навчання, вивчення змін в чинному законодавстві,  своєчасно включати в план  навчання  найбільш  актуальні для працівників суду на цей період теми. Крім того, проведення навчання планується окремо з суддями, помічниками суддів, секретарями суду і секретарями судових засідань. 

На 2012 рік по планах навчання було заплановано з кожною категорією співробітників зайняття по підвищенню кваліфікації і зайняття по вивченню змін в чинному законодавстві.  Плани навчання належно затверджені головою суду і скріплені печаткою суду.

Зайняття з працівниками суду проводяться головою суду, суддями, керівником апарату суду, заступником керівника апарату суду та головними спеціалістами. Проведені зайняття оформляються відповідними протоколами, які розміщені у номенклатурній справі N 1.10.  Усі намічені планами на 2012 рік заняття, проведені у встановлені строки в повному об’ємі.

Усього в 2012 році проведено 412 занять з працівниками апарату суду (у тому числі з суддями) з різноманітних напрямків діяльності суду, судової практики, діючого законодавства, нормативно-правових, методичних ті інших положень, інструкцій, рекомендацій, роз’яснень, з них частина занять проведено згідно планів навчання на всі чотири квартали 2012 року, інші заняття проведені з вивчення методичних рекомендацій, інформаційних листів та іншої необхідної для врахування у роботі суду документації, що надходить з судів вищої ланки та територіального управління державної судової адміністрації України в АР Крим.            

З ціллю покращення стану діловодства в суді в 2012 році з тематики, наприклад:

 

Контроль за правильним і своєчасним виконанням судових рішень покладено на суд, тому він повинен вимагати і отримувати відповідні письмові повідомлення про виконання своїх рішень. У зв'язку з цим значна кількість робочого часу витрачатися на запити в державні органи, у зв'язку з тривалим невиконанням судових рішень, а канцелярія практично не забезпечена засобами оргтехніки,  що дозволяють полегшити і прискорити роботу.

Відповідно до планів роботи суду керівником апарату суду і заступником керівника апарату суду щомісячно проводяться перевірки стану звернення до виконання вироків, рішень, постанов суду. Довідки про результати перевірки обговорюються на оперативних нарадах працівників суду. Від осіб, що допустили порушення, відбираються пояснення; відмічені в довідках недоліки негайно усуваються.

З метою поліпшення якості роботи на даній ділянці, потрібне посилення контролю з боку суддів за виконанням винесених ними рішень; контролю за виконанням судових рішень і наданням методичної допомоги в роботі канцелярії суду, секретарів судового засідання з боку керівника апарату суду; продовжувати вивчати вимоги кодексів України, роз'яснення і методичні рекомендації територіального управління державної судової адміністрації в АР Крим, що регулює порядок звернення до виконання рішень суду.

Як позитивний момент необхідно відмітити, що порівняно з аналітичними дослідженнями стану звернення до виконання судових рішень за минулі звітні періоди, стан звернення до виконання судових рішень в 2012 році значно покращено, що є наслідком зростання професіоналізму працівників апарату суду і належним відношенням до роботи.

 

На виконання Закону України «Про доступ до судових рішень» і Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень, наказом голови, помічники суддів (зі їх відсутністю секретарі судового засідання) -  призначені відповідальними за щоденне надіслання в електронному вигляді  судових рішень, засвідченими електронними цифровими підписами суддів до Єдиного державного реєстру, через автоматизовану систему документообігу суду (ДЗС), однією з функцій котрої є - відправка електронних копій судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень.                              

Контроль за належним і своєчасним надісланням помічниками суддів усіх судових рішень (як кінцевих так і проміжних: ухвали, постанови ті інше) до ЄДРСР, покладений на суддів.

Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень встановлено, що копії судових рішень надсилаються інформаційно-технічному адміністраторові Реєстру відповідальною особою суду не пізніше як на наступний день після ухвалення судового рішення.      Всі судові рішення в електронному варіанті постійно надсилаються відповідальними особами (помічниками суддів) апарату суду із застосуванням спеціалізованого програмного забезпечення (через автоматизовану систему документообігу суду).

Частиною 2 статті 6 Закону України «Про електроні документи та електронний документообіг» визначено, що створення електронного документу завершується накладенням електронного підпису.

Після підписання електронного документу (судового рішення, ухвали тощо) засобами електронного цифрового підпису, будь-які зміни, що вносяться до нього не зберігаються та не відображуються.

Дана вимога відповідальними особами виконується належним чином, а саме, електроні копії судових рішень підписуються за допомогою засобів електронно-цифрового підпису, тільки після того, коли проставлені усі необхідні відмітки та внесені усі зміни в електроні копії судових рішень, що надсилаються до ЄДРСР.

Згідно п.2 Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень, судове рішення це – вирок, ухвала, постанова, окрема ухвала (постанова) суду, які ухвалені судом по кримінальних, цивільних, господарських справах, справам адміністративної юрисдикції та у справах про адміністративні правопорушення, а також судовий наказ, виданий в порядку наказового провадження по цивільних справах.

Судом за період 2012 року направлялися копії всіх прийнятих процесуальних рішень суду, а саме:  вироки, рішення, ухвали та постанови (проміжні та кінцеві), окремі ухвали (постанови) та судові накази.

На виконання Закону України «Про доступ до судових рішень» і Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень, до плану роботи суду на 2012 рік включено щоденне проведення перевірок стану роботи по належному та своєчасному надісланню всіх прийнятих процесуальних рішень суду до Єдиного державного реєстру судових рішень, через автоматизовану систему документообігу суду.                                                                                             

Однак, через недосконалість зазначеної автоматизованої програми документообігу суду,  та оскільки обліково-статистичні картки, списки справ, призначених до розгляду, журнали і форми звітів суду, що формуються в автоматизованої програми «ДЗС», належним чином не обробляють інформацію про кількість прийнятих судом процесуальних рішень при розгляді судових справ і матеріалів, що затрудняє та унеможливлює здійснення належного контролю за надісланням всіх копій процесуальних судових рішень, оперативно та належним чином перевірити відповідність надіслання всіх копій процесуальних рішень суду, а саме проміжних ухвал та постанов (про відкриття провадження, про призначення до розгляду).   

Необхідно зазначити, що за даний період траплялися випадки виявлення відповідним працівником суду факту відсутності в автоматизованій програмі «ДЗС» тексту судового рішення, який прикріплюється до відповідної обліково-статистичної картки на судову справу, що відповідно становить факт не направлення електронної копії судового рішення до Єдиного державного реєстру судових рішень, що є неприпустимим, а саме порушенням діючого законодавства.

Та якщо проводити відповідні перевірки з зазначеного питання, шляхом використання матеріалів всіх судових справ, з ціллю підготовлення інформації стану роботи по належному та своєчасному надісланню всіх прийнятих процесуальних рішень суду до Єдиного державного реєстру судових рішень, через автоматизовану систему документообігу суду, є за трудним, затяжним та не досконалим процесом.

 

 

Протягом 2012 року велася активна робота щодо наповнення офіційної Інтернет – сторінки Судацького міського суду Автономної Республіки Крим.

На виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» на Інтернет - ресурсі можна знайти наступну інформація, а саме: фотографію суду та перелік інформації, яку можна отримати на веб-сайті;  різні почесні події та іншу корисну інформація для громадян, наприклад «Проведення дня відкритих дверей в суді», «Новий судовий збір»;  фотографії голови суду, керівника апарату, заступника керівника апарату, їх прізвища, ім’я, по батькові, контактні телефони та графіки особистого прийому громадян; інформацію про вакантні посади державних службовців;  реквізити суду для перерахування судового збору, правила перерахування судового збору, витяг з Закону України «Про судовій збір» від 08.07.2011 року № 3674-VI, щодо розміру ставок судового збору з автоматичним розрахунком судового збору та формуванням квитанції, а також інформацію про пільги щодо сплати судового збору;  реквізити суду для сплати різних адміністративних штрафів; адреси офіційних веб-сайтів органів державної влади;  платіжні реквізити зазначеного суду для зарахування судового збору за подання касаційних скарг, розмір ставок судового збору;  Закон України «Про доступ до публічної інформації»; Положення про порядок організації доступу до публічної інформації в Судацькому міському суді; Форма письмового запиту на інформацію для фізичних і юридичних осіб;  графік особистого прийому громадян керівником апарату суду з питань організаційної діяльності суду; графік прийому головним спеціалістом суду позовних заяв, скарг приватного обвинувачення, апеляційних скарг, звернень, скарг та заяв громадян, графік видачі громадянам копій судових рішень, виконавчих листів, та іншої документації канцелярією суду; зразки заяв, необхідні громадянам для звернення до суду окремо по категоріям судових справ з конкретних питань;  інформацію про: умови проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців Судацького міського суду; порядок проведення іспиту; перелік документів, що подаються для участі у конкурсі;  детальну карту вулиць, нумерація будівель міста Судака з відміткою про місцезнаходження Судацького міського суду;  інформацію з посиланням на нормативно-правові акти України, про можливість, строки та порядок оскарження громадянами судових рішень в апеляційному та касаційному порядку, окремо по категоріям судових справ; інформацію про встановлену законодавством України форму та зміст позовної заяви, окремо по категоріям судових справ;  інформацію про працівників Судацького міського суду з зазначенням їх прізвищ, посад та контактних номерів робочих телефонів;  правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників Судацького міського суду;  загальні правила поведінки державного службовця;  правила пропуску осіб до приміщень судів та на їх територію транспортних засобів; правила поведінки працівників суду», правила поведінки в будівлі, приміщеннях суду», статистичні дані про розгляд судом справ і матеріалів за останні п’ять років (окремо по кожному року), останні внесені статистичні дані за 2011 рік; таблиця про надходження та розгляд судом запитів на інформацію із зазначенням задоволених, (наростаючим підсумком);  Конституція України, Закони України та Інструкції, що регулюють роботу суду з різних напрямків» - з можливістю автоматичного переходу на офіційний сайт Верховної Ради України к тексту запитуваного Закону; 

Також окремими розділами розміщена корисна інформація для громадян, різні вичерпні відомості, та багато іншої корисної інформації, яка постійно оновлюється та доповнюється; 

 

Розділ перший плану роботи суду передбачає взагалі обговорення підсумків роботи щотижнево, розбір помилок, обговорення результатів проведення перевірок та інших питань з організаційної діяльності суду.

Оперативні наради (збори) суддів, працівників Судакского міського суду Автономної Республіки Крим, проводяться за підсумками роботи суду за тиждень, а також за необхідністю. Відповідальним за проведення оперативних нарад (зборів) в 2012 році являлися: голова суду, заступник голови суду, виконуючі обов’язки голови суду, керівник апарату суду та його заступник.         

Головою суду (заступником голови суду) проводяться збори суддів, та загальні наради суддів і працівників суду.

Керівником апарату суду (заступником керівника апарату) проводяться наради з працівниками апарату суду (окремо від суддів).

Протоколи нарад (зборів) оформляються у відповідній справі із зазначенням порядкового номера наради (зборів), дати і часу проведення наради, прізвища і ініціали присутніх і відсутніх, порядок денний,  розділений на пункти. По кожному пункту повістки вказується доповідач і основна суть доповіді, та усі, що так само виступають з коротким змістом їх доповіді. У постановочній частині вказуються рішення прийняті по кожному пункту порядку денного. Кожен протокол підписується головуючим і секретарем наради (зборів).

  На оперативних нарадах працівників суду (зборах суддів) в 2012 році обговорювалися узагальнення, аналізи, методичні рекомендації, роз'яснення, інша інформація що надійшла з судів вищої ланки, територіального управління державної судової адміністрації України в Автономної Республіки Крим та інших органів державної влади. Так само на оперативних нарадах обговорювалися проведені відповідно до плану роботи суду узагальнення судової практики, аналітична робота суду, результати проведення перевірок з основних напрямків діяльності суду, трудова дисципліна, питання організаційної діяльності суду та інше. 

На оперативних нарадах працівників суду після звітних періодів обговорюються підсумки роботи суду, розбираються помилки, допущені при складанні статистичних звітів і затверджується план роботи суду на наступні півріччя, та кварталі плани навчання з кадрами.

Найбільш актуальними питаннями обговорення на оперативних нарадах працівників суду (апарату суду) є результати проведення перевірок з основних напрямків діяльності суду та особливо важливі організаційні питання.       

Проведення оперативних нарад з працівниками суду сприяє поліпшенню діловодства в суді, підвищує виконавчу дисципліну працівників апарату суду. 

За підсумками проведення оперативних нарад (зборів суддів) від осіб, що допустили порушення діючого законодавства, Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, посадових обов’язків, відбираються пояснення, вони попереджаються про можливість застосування до них заходів дисциплінарного характеру, у разі повторного здійснення подібних порушень. Відмічені в довідках і доповідних записках порушення негайно усуваються.

 

            Організаційна (звітна) робота суду закріплена в розділах п’ятому плану роботи суду, та передбачає щоденне, щомісячне або щоквартальне подання судом конкретної інформації (звіту) у відповідний орган державної влади, або суди вищої ланки (територіальне управління, апеляційну інстанцію).

Організаційна (звітна) робота суду це взагалі статистична інформація з різних напрямків діяльності суду, та інформація з кадрових питань, що у встановлений період надсилається у відповідній орган, наприклад:

 

           

Протягом 2012 року планами роботи суду передбачалися надання судом 24 щоденних, щомісячних, квартальних (у встановлену дату) звітів, статистичної інформації, копій (електронних копій) судових рішень у відповідні органи державної влади, суди вищої ланки.

 

Запити на інформацію, що надходять на адресу Судацького міського суду Автономної Республіки Крим, приймаються, попередньо опрацьовуються і реєструються в канцелярії суду відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді з урахуванням вимог відповідного Положення.

Запити на інформацію, які надійшли до Судацького міського суду Автономної Республіки Крим у вигляді електронного документа, приймаються особою, відповідальною за прийняття електронної пошти та невідкладно передається в канцелярію суду для реєстрації документу в загальному порядку.

Усі запити на інформацію, що надходять до Судацького міського суду Автономної Республіки Крим централізовано реєструються в день їх надходження у відповідному журналі.        

            Реєстраційний індекс запиту, що надійшов до суду, складається з скороченого  «Інф». (Інформація), порядкового номера запиту, що надійшов, та поточного року через дріб, наприклад: Інф.-55/2011. Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання запитів на інформацію.

Все листування за запитами на інформацію передаються відповідальній особі для зберігання в окремій справі «Запити на інформацію фізичних і юридичних осіб» згідно номенклатури суду.

Кожний інформаційний запит: найменування суду, реєстраційний індекс, П.І.Б. (найменування) заявника, суть запитуваної інформації, первинне або повторне звернення, форма запиту (письмова/електрона/особистий прийом), результат розгляду, дата початку та закінчення провадження за запитом, дата передачі в архів і архівний номер, а також інша необхідна інформація.

Відповідь на запит на інформацію надається не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання судом запиту.  У разі якщо запит стосується надання інформації, яка стосується різних напрямків роботи, відповідальна особа може надати доручення виконання запиту іншим працівникам апарату  суду, контроль щодо строків виконання запитів залишивши за собою.

Якщо запит на інформацію стосується відомостей, необхідних для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надано не пізніше 48 годин із дня отримання запиту.

У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує її пошуку серед значної кількості даних, керівник апарату за поданням особи, на яку покладено виконання запиту, може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів. Про продовження строку виконавець письмово повідомляє запитувача не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.